SISTEM UNTUK MEMECAHKAN MASALAH DAN MENGAMBIL KEPUTUSAN :

Latar belakang masalah :

Pengambilan keputusan  (Decision Making) merupakan bagian kunci dari kegiatan manajer. Akan tetapi, pengambilan keputusan khususnya memainkan peran penting bila manajer terlibat dalam perencanaan. Dalam suatu proses perencanaan, para manajer memutuskan masalah-masalah seperti apa tujuan organisasi, kesempatan apa yang akan digunakan, siapa yang kan mengerjakan setiap tugas yang diperlukan. Keseluruhan proses perencanaan melibatkan para manajer dalam suatu rangkaian situasi pengambilan keputusan yang berkesinambungan.
Beberapa pengertian tentang pengambilan keputusan adalah sama diantaranya : Menurut Stoner (1996) pengambilan keputusan menggambarkan proses yang digunakan untuk memilih suatu tindakan sebagai cara pemecahan masalah. Kemudian menurut Chuck Williams (2001) pengambilan keputusan adalah proses memilih suatu pemecahan masalah dari beberapa alternatif yang tersedia. Dan menurut T. Hani Handoko (1999) pengambilan keputusan didefinisikan sebagai penentuan serangkaian kegiatan untuk mencapai hasil yang diinginkan.

1.2.  Perumusan masalah
Pendekatan sistem adalah prosedur langkah demi langkah yang digunakan dalam memecahkan masalah bisnis. Tiap langkah melibatkan satu keputusan atau lebih, dan informasi diperlukan untuk tiap keputusan tersebut. Langkah pendekatan sistem memberikan jembatan antara satu masalah dan beberapa keputusan yang diperlukan untuk menyelesaikannya. Selain langkah tersebut, manajer yang melakukan pendekatan sistem perlu menganggap perusahaan sebagai sebuah sistem, mengenali sistem lingkungan, dan menentukan subsistem dalam perusahaan.

1.3. Tujuan penulisan
Dengan mempelajari tulisan pendekatan sistem dalam memecahkan masalah dan membuat keputusan ini :

• Kita dapat mengetahui bahwa perusahaan dalam berbagai ukuran dapat mempunyai pengaruh terhadap lingkungannya.
• Kita dapat mengenal langkah pendekatan sistem dan mengetahui cara mereka membentuk alat pemecahan masalah yang berdaya guna.
• Kita dapat menggunakan pendekatan sistem untuk memecahkan masalah bisnis.

PEMBAHASAN

2.1. PEMAHAMAN DASAR PEMECAHAN MASALAH DAN PEMBUATAN KEPUTUSAN

Istilah pemecahan masalah membawa pemikiran kita tertuju pada perbaikan sesuatu yang mengalami kesalahan. Manajer membuat keputusan untuk mencegah sesuatu yang menyimpang dari yang sedang terjadi atau meminimalkan pengaruh yang disebabkan oleh sesuatu yang menyimpang tersebut.
Manajer mencoba untuk merespon secara cepat untuk mencegah pengaruh yang merusak, namun manajer juga merespon terhadap sesuatu yang berjalan dengan lebih baik daripada yang diharapkan. Bila manajer mengetahui adanya penampilan yang menyimpang secara lebih baik, maka ia bertindak untuk membuatnya lebih baik lagi, atau ia akan bertindak untuk mendapatkan penampilan terbaik itu untuk area yang lain.
Dengan pemikiran semacam ini kita dapat menentukan masalah sebagai suatu kondisi yang akan merusak, hal ini harus dicegah oleh manajemen, atau suatu kondisi yang secara potensial menguntungkan, yang hal ini harus dikembangkan oleh manajemen.
Tujuan sistem informasi adalah membantu manajer dalam memecahkan masalah. Tentu saja tiap manajer akan melakukan hal yang berbeda. Pada kenyataannya, pemecahan masalah ini hanya mendapatkan porsi waktu manajer yang sedikit. Namun demikian, kegunaan pemecahan masalah bukan terletak pada jumlah waktu yang digunakan, namun pada hasil atau akibat pemecahan masalah tersebut. Satu set keputusan untuk memecahkan masalah mungkin hanya membutuhkan waktu beberapa jam, namun akan berpengaruh terhadap keuntungan perusahaan beribu-ribu atau bahkan berjuta-juta dollar.
Manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah. Keputusan adalah seleksi dari strategi atau tindakan, Pembuatan keputusan adalah tindakan penyeleksian strategi atau tindakan yang diyakini oleh pembuat keputusan akan memberikan pemecahan yang terbaik. Biasanya ada beberapa strategi atau tindakan yang dapat dipertimbangkan oleh pembuat keputusan. Salah satu kunci untuk memecahkan masalah adalah pengidentifikasian pilihan atau alternatif keputusan.
Banyak elemen yang harus diketahui jika manajer ingin berhasil dalam melakukan pemecahan masalah. Tentu saja harus ada masalah dan pemecah masalah (manajer). Elemen yang lain bersifat tidak jelas; namun jika mereka tidak ada, maka hasil akhirnya mungkin akan tidak baik.
Pemecahan terhadap masalah tersebut harus memberikan kemampuan terbaik kepada sistem untuk dapat mencapai tujuannya, sebagaimana yang ditentukan dalam standart penampilan. Oleh karena itu, standart harus ditentukan dengan jelas. Standart ini menjelaskan keadaan yang diinginkan, yaitu apa yang harus dicapai oleh sistem selanjutnya, manajer harus mempunyai informasi yang menjelaskan keadaan pada saat itu, yaitu apa yang dicapai sistem sekarang. Jika keadaan pada saat itu dan keadaan yang diinginkan sama, maka tidak ada masalah dan manajer tidak mengambil tindakan apa-apa. Jika kedua keadaan tersebut berbeda, maka ada beberapa masalah yang menjadi penyebabnya dan harus dipecahkan. Merupakan tanggung jawab manajer untuk mengidentifikasi pemecahan pengganti dan untuk mengevaluasi masing-masing. Hal ini merupakan salah langkah proses pemecahan masalah. Disini komputer dapat sedikit membantu, tentunya manajer dapat memperoleh bantuan yang banyak dari porsi selain komputer dari sistem informasi, seperti input dari orang lain dalam organisasi maupun diluar organisasi.
Bila pilihan telah ditentukan, sistem informasi dapat digunakan untuk mengevaluasi masing-masing pilhan tersebut. Evaluasi ini harus mempertimbangkan kemungkinan adanya hambatan, yang dapat bersifat internal ataupun lingkungan. Hambatan internal dapat berupa terbatasnya sumber. Hambatan lingkungan dapat berupa tekanan dari berbagai elemen lingkungan yang berlaku aneh, atau tidak berlaku sama sekali. Hambatan yang dilakukan oleh pesaing, pemasok dan pemegang saham dapat membatasi adanya pilihan tertentu.
Bila semua elemen ini ada dan manajer memahaminya, maka dimungkinkan terjadinya pemecahan terhadap masalah. Semua masalah ada pemecahannya. Beberapa masalah mungkin sulit dilakukan, beberapa mungkin tidak mudah untuk dicapai, dan beberapa diantaranya mungkin tidak optimal, namun pemecahan ini harus ada.

2.2. TAHAPAN PEMECAHAN MASALAH DENGAN MENGGUNAKAN PENDEKATAN SISTEM.

Titik awal yang baik adalah usaha persiapan yang harus dilakukan dengan baik oleh manajer sebelum memulai pemecahan masalah. Manajer harus melihat unit organisasinya sebagai sebuah sistem yang berada dalam supersistem lingkungan yang lebih besar dan sebagai sebuah sistem yang terdiri atas banyak subsistem. Manajer dapat menentukan masalah dengan cara memprosesnya dari sistem ke subsistem dan dengan menganalisis bagian sistem dalam urutan tertentu.
CBIS dapat digunakan sebagai sistem dukungan (support systems) saat menerapkan pendekatan sistem. Ada beberapa usaha yang harus dilakukan untuk pemecahan masalah dengan menggunakan pendekatan sistem, antara lain :

USAHA PERSIAPAN
3 langkah persiapan tidak harus dilaksanakan secara berurutan, karena ketiganya bersama-sama menghasilkan kerangka pikir yang diinginkan untuk mengenai masalah.

·         Memandang perusahaan sebagai suatu sistem
Adalah mudah bagi anda untuk melihat AM sebagai sebuah sistem. Pabrik Assembling Houston menjalankan proses transformasi. Bahan mentah input, suku cadang, sub-assembling di pasok oleh ratusan perusahaan. Jaringan dealer AM mendistribusikan output kepada pemerintah, usaha bisnis, dan pembeli perorangan di seluruh dunia. Ratusan manajer pada berbagai tingkatan menjalankan fungsi kontrol, dengan menggunakan informasi dari komputer segala ukuran maupun jenis pemroses lainnya.


·         Mengenal sistem lingkungan
Dengan pandangan bahwa AM sebagai sebuah sistem, anda dapat melakukan penglihatan terhadap lingkungan. Anda mempelajari pasaran mobil di seluruh dunia, yaitu dengan membaca artikel yang ada dalam publikasi bisnis. Anda mempelajari peraturan pemerintah yang mempengaruhi operasi AM dan mempelajari lebih lanjut kasus yang penting yang pernah melibatkan AM. Anda menghubungi teman anda yang ahli dalam bidang hukum perburuhan dan memintanya untuk memberi informasi mengenai hubungan AM dengan Serikat Pekerja. Anda juga mendapatkan statistik dari pemerintah federal mengenai masalah ekspor impor, dan mengadakan tinjauan kembali terhadap laporan thunan AM yang paling baru untuk mengetahui kondisi keuangannya. Sebagai langkah akhir, anda mengunjungi beberapa showroom mobil di wilayah Houston yang tidak hanya menjual produk mobil dari AM tapi juga dari perusahaan lain. Anda merasa telah mempunyai pengamatan yang cukup terhadap lingkungan tempat AM beroperasi.

·         Mengidentifikasikan subsistem-subsistem perusahaan
Sebagai langkah akhir sebelum mencari penyebab turunnya bagian pasar, anda meminta direktur untuk menyediakan kopi diagram organisasi dan manual kebijaksanaan di perusahaan tersebut. Dari informasi ini, anda dapat mengidentifikasi subsistem yang ada dalam AM dan memahami hubungannya.


USAHA DEFINISI
Usaha definisi mencakup pertama-tama menyadari bahwa suatu masalah ada atau akan ada (identifikasi masalah) dan kemudian cukup mempelajarinya untuk mencari solusi (pemahaman masalah).
·         Melakukan proses dari tingkat sistem ke subsistem
·         Menganalisis bagian sistem dalam suatu urutan tertentu
Sewaktu anda melakukan proses dari tingkat sistem ke subsistem, anda akan menganalisis bagian sistem pada tiap tingkat dalam urutan tertentu. Anda telah siap untuk menentukan masalah. Anda awali dengan menginterview manajer tingkat puncak dengan pertanyaan mengenai tujuan perusahaan dan standart penampilan. Selanjutnya anda mendapatkan catatan dari komputer yang menunjukkan sejauh mana standart yang dicapai. Anda menginterview beberapa manajer puncak dan memperoleh informasi mengenai tim manajemen mereka. Anda diijinkan untuk memeriksa catatan personel yang menyebutkan background pendidikan, keterampilan dan sebagainya. Kemudian dapat disimpulkan bahwa sumber manajemen ada, yaitu disitu didapat sumber yang memiliki pengetahuan teknis dan keterampilan manajerial yang dibutuhkan.
Anda sekarang beralih ke pemroses informasi, Sumber hardware dan softwarenya bagus, dan spesialis informasinya menggunakan teknik leading edge. Namun demikian, manajer tidak menerima semua informasi yang dibutuhkannya. Khususnya, tidak terdapat informasi yang cukup mengenai pemerintah dan organisasi bisnis yang membeli mobil dan mempunyai persaingan tajam tersebut. Tanpa informasi jni, AM tak dapat masuk ke segmen pasar khusus tersebut. Anda telah mengidentifikasi masalah, yaitu tidak memadainya atau tidak cukupnya pemroses informasi dalam subsistem, ada kebutuhan informasi manajemen yang tak dapat dicapai.

USAHA PEMECAHAN
·         Menemukan pemecahan pengganti
Tugas pada tahap inti ini adalah untuk menciptakan sistem yang akan memberikan informasi yang dibutuhkan manajemen dan menjaganya tetap beredar. Dua pilihan atau pengganti yang pokok ditentukan. Bagian riset marketing dapat mengumpulkan informasi dan memasukkannya ke dalam komputer, atau kita dapat juga menyewa perusahaan riset marketing untuk menjalankan tugas ini.
·         Mengevaluasi pemecahan pengganti
Keuntungan dan kerugian dari dua pengganti tersebut harus juga dipertimbangkan.
·         Menentukan pemecahan yang terbaik
Diputuskan untuk melakukan pekerjaan rumah. Faktor utama yang menentukan adalah kontrol yang lebih ketat yang dapat dilakukan untuk memastikan bahwa informasi tetap terjaga peredarannya.
·         Menerapkan pemecahan
Sistem diterapkan agar ia secara otomatis memberitahu riset marketing kapan untuk mengumpulkan data dan kapan untuk memberikan output kepada system dalam bentuk laporan berkala, selanjutnya manajemen dapat memperoleh laporan khusus dari database bila diminta.
·         Melakukan tindak lanjut untuk memastikan bahwa pemecahan tersebut efektif
Sebagai kontrol untuk memastikan bahwa sistem menjalankan fungsinya, maka komite eksekutif harus menetapkan jadwal tinjauan per-kuartal yang juga memasukkan saran dari pemakai.

2.3. FAKTOR MANUSIA YANG MEMPENGARUHI PEMECAHAN MASALAH

Sering kita menjumpai gambaran seorang manajer yang secara agresif menemukan masalah untuk dipecahkan. Hal ini nampaknya merupakan cara bagi segala sesuatu harus bekerja. Namun demikian, dalam praktek yang sebenarnya, semua manajer tidak terlalu agresif. Hal ini mungkin disebabkan karena tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik, atau para manajer tersebut mungkin tidak punya banyak waktu. Tiap manajer mempunyai cara pemecahan masalah yang berbeda. Tiga dimensi dari cara (style) itu dapat untuk mengklasifikasikan manajer menurut perbedaan perorangannya. Dimensi ini mempunyai kaitan dengan penangkapan masalah, pengumpulan informasi, dan penggunaan informasi.

Merasakan masalah (problem solving styles)
Manajer dapat dibagi dalam 3 kategori dasar dalam hal cara merasakan masalah  mereka, yaitu bagaimana mereka menghadapi masalah.

• Penghindar masalah (problem avoider), manajer mengambil sikap positif dan menganggap semua baik-baik saja. Ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan cara mengabaikan informasi  atau  menghindari  perencanaan yang teliti.

• Pemecah masalah (problem solver), manajer ini tidak mencari masalah juga tidak menghalanginya. Jika timbul suatu masalah, masalah tersebut akan ia selesaikan.

• Pencari masalah (problem seeker), manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya.

Mengumpulkan informasi (information-gathering styles)
Ada perbedaan dalam cara para Manajer mengembangkan dan mengevaluasi pemecahan masalah bila masalah tersebut telah tertangkap (dirasakan). Manajer dapat melakukan satu dari dua cara pengumpulan informasi, yaitu mengenai sikapnya terhadap volume keseluruhan informasi yang tersedia :

• Cara Memerintah, manajer jenis ini melakukan manajemen dengan pengecualian dan menampilkan segala sesuatu yang tidak sesuai dengan kriteria tertentu, seperti relevansi dengan wilayah tanggung jawabnya.
• Cara menerima, manajer jenis ini ingin melihat semuanya dan kemudian menentukan apakah ia akan berguna bagi dirinya sendiri, atau berguna bagi orang lain dalam  organisasi.

Menggunakan informasi (information-using styles)
Manajer juga cenderung lebih menyukai salah satu dari dua gaya menggunakan informasi, yaitu cara-cara menggunakan informasi untuk memecahkan suatu  masalah.

• Cara sistematik (systematic style), manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode pemecahan masalah yang telah ditetapkan, misalnya pendekatan sistem.
• Cara intuitif (intuitive style), manajer tidak menggunakan suatu metode tertentu, namun ia menyesuaikan pendekatan dengan situasi yang ada.

MODEL SISTEM UMUM PERUSAHAAN

Definisi Model : penyederhanaan dari suatu objek.

Model mewakili sejumlah objek atau aktifitas yang disebut entitas.

JENIS-JENIS MODEL :

1. Model Fisik ; penggambaran entitas dalam bentuk 3 dimensi.
2. Model Naratif ; menggambarkan entitas secara lisan atau tulisan.
3. Model Grafik ; menggambarkan entitas dengan sejumlah garis atau symbol.
4. Model matematika ; sebagian besar perhatian dalam pembuatan bisnis (business modeling) saat ini tertuju pada model matematika. Keunggulannya, ketelitian dalam menjelaskan hubungan antara berbagai bagian dari suatu objek.

KEGUNAAN MODEL :

1. Mempermudah Pengertian, suatu model pasti lebih sederhana dari pada entitasnya. Entitas lebih mudah dimengerti jika elemen-elemennya dan hubungannya disajikan dalam cara yang sederhana.
2. Mempermudah Komunikasi, setelah problem solver mengerti entitasnya, pengertian itu sering pula dikomunikasikan pada orang lain.
3. Memperkirakan Masa Depan, ketelitian dalam menggambarkan entitas membuat model matematika dapat memberikan kemampuan yang tidak dapat disediakan model-model jenis lain.

“MODEL SISTEM UMUM”

1. Sistem Fisik, merupakan sistem terbuka, yang berhubungan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya fisik.

Arus sumber daya fisik yang mengalir :

1. Arus material.
2. Arus personil.
3. Arus mesin.
4. Arus uang.

Informasi Informasi

Sistem Fisik Perusahaan sebagai system yang terkendali

1. Sistem Konseptual,

Sebagian sistem terbuka dapat mengendalikan operasinya sendiri, sebagian lagi tidak. Pengendalian ini dapat dicapai dengan menggunakan suatu lingkaran yang disebut “Lingkaran Umpan Balik” yang menyediakan suatu jalur bagi sinyal-sinyal dari sistem ke mekanisme pengendalian begitu pula sebaliknya.

a) Sistem Lingkaran Terbuka.

b) Sistem Lingkaran Tertutup.

Pengendalian Manajemen; pihak manajemen menerima informasi yang menggambarkan output sistem.

Pengolah Informasi; Perjalanan informasi tidak selalu dari sistem fisik kepada manajer. Para manajer memperoleh informasi dari sistem yang menghasilkan informasi dari data yang terkumpul.

DIMENSI – DIMENSI INFORMASI

Saat para manajer menentukan output yang harus disediakan para pengolah informasi, mereka mempertimbangkan 4 dimensi dasar informasi :

1. Relevansi.
2. Akurasi.
3. Ketepatan waktu.
4. Kelengkapan.

Manajer adalah orang yang terbaik untuk menentukan dimensi-dimensi informasi yang ia perlukan. Jika perlu analis sistem dapat membantu manajer mendekati tugas ini secara logis.

Manajer menggunakan standar untuk mengendalikan sistem fisik dengan kinerja actual.

“Sistem konseptual yang mengendalikan sistem fisik terdiri dari 3 elemen penting : manajer, pengolah informasi dan standar”

Standar dikombinasikan dengan output informasi dari pengolah informasi, memungkinkan manajer untuk melaksanakan “management by exception” (suatu gaya yang diikuti manajer, yaitu manajer terlibat dalam aktifitas hanya jika aktifitas itu menyimpang dari kinerja yang dapat diterima).

Management by Exception memberikan 3 keuntungan dasar :

1. Manajer tidak membuang waktu memantau aktifitas yang berlangsung secara normal.
2. Karena lebih sedikit keputusan yang dibuat, tiap keputusan dapat menerima perhatian lebih menyeluruh.
3. Perhatian dipusatkan pada peluang-peluang, maupun pada hal-hal yang tidak berjalan semestinya.

Namun, terdapat pula sejumlah kendala yang harus diketahui :

1. Beberapa kinerja bisnis tertentu tidak mudah ditentukan secara kuantitas sehingga standar tidak dapat ditetapkan.
2. Suatu sistem informasi yang memantau kinerja secara akurat sangat diperlukan.
3. Perhatian harus terus diarahkan pada standar untuk menjaga standar pada tingkat yang tepat.
4. Manajer tidak boleh menjadi pasif dan hanya menunggu batas kinerja dilewati.

Konsep manajemen yang serupa dengan Management by Exception disebut Critical Success Factor. CSF adalah salah satu kegiatan perusahaan yang berpengaruh kuat pada kemampuan perusahaan untuk mencapai tujuannya.

Standar kinerja digunakan untuk manajemen dan pengolah informasi

Perubahan-perubahan dibuat dalam sistem fisik melalui arus keputusan

Arus Keputusan, data diubah menjadi informasi oleh pengolah informasi, dan informasi diubah menjadi keputusan oleh manajer. Pengolah informasi dan manajer bekerja sama untuk mengubah data menjadi keputusan.

Model Sistem Umum Perusahaan

PENDEKATAN SISTEM

Manajer terlibat dalam pemecahan masalah untuk pengambilan keputusan yang efektif dan efisien.
Sistem Konseptual adalah suatu sistem pemecahan masalah yang terdiri dari manajer, informasi dan standar. 2 elemen lain masuk dalam proses perubahan masalah menjadi solusi (solusi alternatif dan kendala).

TAHAPAN PEMECAHAN MASALAH DENGAN MENGGUNAKAN PENDEKATAN SISTEM

1. Usaha Persiapan

• Memandang perusahaan sebagai suatu sistem.
• Mengenal sistem lingkungan.
• Mengidentifikasi subsistem perusahaan.

1. Usaha Definisi

• Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem.

Tujuannya : mengidentifikasi tingkat sistem tempat persoalan berada.

• Menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu urutan tertentu :

1. Mengevaluasi standar.
2. Membandingkan output dengan standar.
3. Mengevaluasi manajemen.
4. Mengevaluasi pemroses informasi.
5. Mengevaluasi input dan sumber daya input.
6. Mengevaluasi proses.
7. Mengevaluasi sumber daya output.
8. Usaha Persiapan

• Pertimbangan alternatif yang layak.
• Mengevaluasi berbagai solusi alternatif.
• Memilih solusi terbaik.
• Menerapkan solusi.
• Memastikan bahwa solusi tersebut efektif.

FAKTOR MANUSIA YANG MEMPENGARUHI PEMECAHAN MASALAH

3 Kategori manajer dalam merasakan masalah :

1) Penghindar masalah (Problem Avoider), manajer mengambil sikap positif dan menganggap semua baik- baik saja.ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi.

2) Mengumpulkan Informasi/Pencari masalah (Problem Seeker)) :

a) Gaya teratur, mengikuti gaya management by exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya.

b) Gaya menerima, manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya/orang lain dalam organisasi.

3) Menggunakan informasi untuk memecahkan masalah/Pemecah masalah ( Problem solver) :

a) Gaya sistematik, manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan. Co. : pendekatan sistem.

b) Gaya intuitif, manajer tidak menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi

PENDEKATAN SISTEM

1. 1. Pemecahan Masalah

Masalah merupakan suatu kondisi yang memiliki potensi untuk menimbulkan kerugian luar biasa atau menghasilkan keuntungan luar biasa. Jadi pemecahan masalah berarti tindakan memberikan respon terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya. Oleh karena itu masalah penting untuk dipecahkan. Keputusan adalah pemilihan suatu strategi atau tindakan. Pengambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi atau aksi yang manajer yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut.

Elemen-elemen proses pemecahan masalah :

Elemen-elemen

Standar : menggambarkan keadaan yang diharapkan apa yang harus dicapai oleh sistem.

Informasi : menggambarkan keadaan saat ini – apa yang sedang dicapai oleh sistem.

Perbedaan antara masalah dan gejala. Gejala adalah kondisi yang dihasilkan oleh masalah. Untuk memberikan ilustrasi ini, kita ambil contoh, seorang manajer dihadapkan pada suatu gejala seperti laba yang rendah. Dalam hal ini ada masalah penyebab laba rendah. Jadi dalam kaitan ini, masalah adalah penyebab dari suatu persoalan, atau penyebab dari suatu peluang.

Jenis-jenis masalah :

• Masalah terstruktur; apabila terdiri dari elemen dan hubunganhubungan antar elemen yang semuanya dipahami oleh pemecah masalah.
• Masalah tak terstruktur; berisi elemen-elemen atau hubungan antar elemen yang tidak dipahami oleh pemecah masalah.
• Masalah semi-terstruktur, masalah yang berisi sebagian elemenelemen atau hubungannya yang dimengerti oleh pemecah masalah.

1. Pendekatan Sistem

Proses pemecahan masalah secara sistematis bermula dari John Dewey, seorang professor filosofi di Columbia University pada awal abad ini. Dalam bukunya 1910 diidentifikasi ada 3 seri penilaian dalam memecahkan suatu kontroversi yang memadai :

1) Mengenali kontroversi.

2) Menimbang klaim alternatif.

3) Membentuk penilaian.

Tahap-tahap dan langkah-langkah pendekatan sistem :

• Tahap I : Usaha Persiapan

Langkah 1 : Memandang perusahaan sebagai suatu sistem.

2 : Mengenali sistem lingkungan.

3 : Mengidentifikasi subsistem perusahaan.

• Tahap II : Usaha Definisi

Langkah 4 : Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem.

5 : Menganalisa bagian sistem dalam urutan tertentu.

• Tahap III : Usaha Solusi

Langkah 6 : Mengidentifikasi solusi alternatif.

7 : Mengevaluasi solusi alternatif.

8 : Memilih solusi terbaik.

9 : Menerapkan solusi terbaik.

10 : Membuat tindak lanjut bahwa solusi itu efektif.

Tiap tingkatan manajemen adalah suatu sub-sistem.

Keterangan tambahan dari langkah-langkah pendekatan sistem :

Langkah 5: Menganalisis bagian-bagian sistem dalam urutan tertentu.

Analisis bagian-bagian sistem dapat digambarkan sebagai berikut :

Urutan menggambarkan prioritas tiap elemen dalam pemecahan masalah. Misalnya, masalah dalam elemen 4 tidak bisa dipecahkan kalau ada masalah dalam elemen tiga.

Elemen 1 : Mengevaluasi standar. Standar kinerja dinyatakan dalam bentuk rencana, anggaran, dan kuota. Standar memiliki karakteristik tertentu :

• Standar harus sah (valid).
• Standar harus realistis.
• Standar harus dimengerti oleh mereka yang diharapkan untuk mencapai.
• Standar harus terukur.

Elemen 2 : Membandingkan output sistem dengan standar.

Elemen 3 : Mengevaluasi manajemen. Suatu penilaian kritis dilakukan atas manajemen sistem dan struktur organisasi. Sinyal-sinyal adanya masalah : (1) manajer bekerja dalam jam yang sangat panjang dan (2) keputusan-keputusan terbukti salah.

Elemen 4 : Mengevaluasi pemroses informasi.

Elemen 5 : Mengevaluasi input dan sumberdaya input. Pada analisis ini konseptual sistem tidak lagi merupakan persoalan, permasalahan ada pada sistem fisik.

Elemen 6 : Mengevaluasi proses transformasi. Contoh-contoh modern dalam memecahkan masalah transformasi adalah: otomatisasi, penggunaan robot, computer-aided design dan computer-aided manufacturing (CAD/CAM) dan computerintegrated manufacturing.

Elemen 7 : Mengevaluasi sumber daya output.

Pada langkah 6 - Mengidentifikasi berbagai alternatif solusi.

Manajer mengidentifikasi bermacam-macam cara untuk memecahkan permasalahan yang sama. Manajer jarang memecahkan masalah sendirian, biasanya dilakukan tukar menukar pikiran (brain storming). Pendekatan formal disebut sesi JAD (Joint Application Design), suatu rancangan aplikasi bersama dan merupakan pendekatan system pendukung keputusan secara kelompok (group decision support system) untuk memecahkan masalah. Contoh pemecahan masalah yang tidak sanggup menangani volume aktivitas pekerjaan yang meningkat. Ada 3 solusi alternatif : (1) menambah lebih banyak peralatan pada computer yang ada untuk meningkatkan kapasitas dan kecepatannya; (2) menggantikan komputer yang ada dengan yang lebih besar; (3) menggantikan komputer yang ada dengan jaringan komputer local (LAN) dari komputer-komputer yang lebih kecil.

Langkah 7 – Mengevaluasi berbagai alternatif solusi.

Mengevaluasi alternatif dengan menggunakan kriteria evaluasi. Dari contoh tadi, keuntungan dan kerugian dipertimbangkan dengan kriteria : (1) biaya operasi; (2) pelatihan pemakai; (3) daya respon; (4) keamanan data; dan (5) kemampuan mengadaptasi perubahan kebutuhan.

Adapun evaluasi dari ketiga alternatif tersebut adalah :

Langkah 8 – Memilih Solusi Terbaik

Menurut Henry Mintzberg (ahli manajemen) ada 3 cara memilih alternative terbaik :

• Analisis : Suatu evaluasi sistematis atas pilihan-pilihan, mempertimbangkan konsekwensinya pada tujuan organisasi.
• Penilaian : Proses mental dari seorang manajer.
• Tawar-menawar : Negosiasi antara beberapa manajer.

Langkah 9 – Menerapkan Solusi. Setelah ada solusi perlu diterapkan untuk mengetahui efektivitasnya.

Langkah 10 – Membuat tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi itu efektif. Mengatasi situasi untuk memastikan bahwa solusi mencapai kinerja yang direncanakan.

1. 3. Model Pendekatan Sistem Integrasi

Faktor-faktor Pribadi yang Mempengaruhi

Pemecahan Masalah :

Tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya ini mempengaruhi keterlibatannya dalam merasakan masalah, mengumpulkan informasi, dan menggunakan informasi.

Merasakan masalah :

Ada tiga kategori dasar dalam gaya merasakan masalah (problemsensing style), yaitu :

• Menghindar masalah (problem avoider), mengambil sikap positif dan menganggap bahwa semua baik – baik saja.
• Pemecah masalah (problem solver), manajer ini tidak mencari dan tidak menghalangi masalah.
• Pencari masalah (problem seeker), manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya.

Mengumpulkan informasi :

Gaya mengumpulkan informasi ada dua :

• Gaya teratur (preceptive styles), manajer jenis ini mengikuti management by exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya.
• Gaya menerima (receptive style), manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya atau orang lain dalam organisasi.

Menggunakan informasi :

Manajer juga cenderung menggunakan salah satu dari dua gaya menggunakan informasi, yaitu :

• Gaya sistematik (systematic style). Manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan, misalnya pendekatan sistem.
• Gaya intuitif (intuitive style).Manajer tidak lebih menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi.

Di dalam pendekatan sistem, tiga komentar berikut perlu diperhatikan yaitu :

1) Pendekatan sistem sebenarnya hanyalah akal sehat (common sense).

2) Pendekatan sistem hanyalah satu cara memecahkan masalah.

3) Pendekatan sistem adalah metodologi sistem dasar. Suatu metodologi adalah suatu cara yang telah ditetapkan untuk melaksanakan sesuatu.

Kesimpulan

Model sistem umum dipergunakan oleh perusahaan untuk mempermudah pengertian, komunikasi dan memperkirakan masa depan model sistem informasi fisik dan konseptual.

Daftar Pustaka

http://www.kaskus.us

http://www.smecda.com