SISTEM UNTUK MEMECAHKAN MASALAH DAN MENGAMBIL KEPUTUSAN :
Latar belakang masalah :
Pengambilan keputusan (Decision Making) merupakan bagian kunci dari
kegiatan manajer. Akan tetapi, pengambilan keputusan khususnya memainkan
peran penting bila manajer terlibat dalam perencanaan. Dalam suatu
proses perencanaan, para manajer memutuskan masalah-masalah seperti apa
tujuan organisasi, kesempatan apa yang akan digunakan, siapa yang kan
mengerjakan setiap tugas yang diperlukan. Keseluruhan proses perencanaan
melibatkan para manajer dalam suatu rangkaian situasi pengambilan
keputusan yang berkesinambungan.
Beberapa pengertian tentang pengambilan keputusan adalah sama
diantaranya : Menurut Stoner (1996) pengambilan keputusan menggambarkan
proses yang digunakan untuk memilih suatu tindakan sebagai cara
pemecahan masalah. Kemudian menurut Chuck Williams (2001) pengambilan
keputusan adalah proses memilih suatu pemecahan masalah dari beberapa
alternatif yang tersedia. Dan menurut T. Hani Handoko (1999) pengambilan
keputusan didefinisikan sebagai penentuan serangkaian kegiatan untuk
mencapai hasil yang diinginkan.
1.2. Perumusan masalah
Pendekatan sistem adalah prosedur langkah demi langkah yang digunakan
dalam memecahkan masalah bisnis. Tiap langkah melibatkan satu keputusan
atau lebih, dan informasi diperlukan untuk tiap keputusan tersebut.
Langkah pendekatan sistem memberikan jembatan antara satu masalah dan
beberapa keputusan yang diperlukan untuk menyelesaikannya. Selain
langkah tersebut, manajer yang melakukan pendekatan sistem perlu
menganggap perusahaan sebagai sebuah sistem, mengenali sistem
lingkungan, dan menentukan subsistem dalam perusahaan.
1.3. Tujuan penulisan
Dengan mempelajari tulisan pendekatan sistem dalam memecahkan masalah dan membuat keputusan ini :
- Kita dapat mengetahui bahwa perusahaan dalam berbagai ukuran dapat mempunyai pengaruh terhadap lingkungannya.
- Kita dapat mengenal langkah pendekatan sistem dan mengetahui cara mereka membentuk alat pemecahan masalah yang berdaya guna.
- Kita dapat menggunakan pendekatan sistem untuk memecahkan masalah bisnis.
PEMBAHASAN
2.1. PEMAHAMAN DASAR PEMECAHAN MASALAH DAN PEMBUATAN KEPUTUSAN
Istilah pemecahan masalah membawa pemikiran kita tertuju pada
perbaikan sesuatu yang mengalami kesalahan. Manajer membuat keputusan
untuk mencegah sesuatu yang menyimpang dari yang sedang terjadi atau
meminimalkan pengaruh yang disebabkan oleh sesuatu yang menyimpang
tersebut.
Manajer mencoba untuk merespon secara cepat untuk mencegah pengaruh
yang merusak, namun manajer juga merespon terhadap sesuatu yang berjalan
dengan lebih baik daripada yang diharapkan. Bila manajer mengetahui
adanya penampilan yang menyimpang secara lebih baik, maka ia bertindak
untuk membuatnya lebih baik lagi, atau ia akan bertindak untuk
mendapatkan penampilan terbaik itu untuk area yang lain.
Dengan pemikiran semacam ini kita dapat menentukan masalah sebagai
suatu kondisi yang akan merusak, hal ini harus dicegah oleh manajemen,
atau suatu kondisi yang secara potensial menguntungkan, yang hal ini
harus dikembangkan oleh manajemen.
Tujuan sistem informasi adalah membantu manajer dalam memecahkan
masalah. Tentu saja tiap manajer akan melakukan hal yang berbeda. Pada
kenyataannya, pemecahan masalah ini hanya mendapatkan porsi waktu
manajer yang sedikit. Namun demikian, kegunaan pemecahan masalah bukan
terletak pada jumlah waktu yang digunakan, namun pada hasil atau akibat
pemecahan masalah tersebut. Satu set keputusan untuk memecahkan masalah
mungkin hanya membutuhkan waktu beberapa jam, namun akan berpengaruh
terhadap keuntungan perusahaan beribu-ribu atau bahkan berjuta-juta
dollar.
Manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah. Keputusan adalah
seleksi dari strategi atau tindakan, Pembuatan keputusan adalah tindakan
penyeleksian strategi atau tindakan yang diyakini oleh pembuat
keputusan akan memberikan pemecahan yang terbaik. Biasanya ada beberapa
strategi atau tindakan yang dapat dipertimbangkan oleh pembuat
keputusan. Salah satu kunci untuk memecahkan masalah adalah
pengidentifikasian pilihan atau alternatif keputusan.
Banyak elemen yang harus diketahui jika manajer ingin berhasil dalam
melakukan pemecahan masalah. Tentu saja harus ada masalah dan pemecah
masalah (manajer). Elemen yang lain bersifat tidak jelas; namun jika
mereka tidak ada, maka hasil akhirnya mungkin akan tidak baik.
Pemecahan terhadap masalah tersebut harus memberikan kemampuan
terbaik kepada sistem untuk dapat mencapai tujuannya, sebagaimana yang
ditentukan dalam standart penampilan. Oleh karena itu, standart harus
ditentukan dengan jelas. Standart ini menjelaskan keadaan yang
diinginkan, yaitu apa yang harus dicapai oleh sistem selanjutnya,
manajer harus mempunyai informasi yang menjelaskan keadaan pada saat
itu, yaitu apa yang dicapai sistem sekarang. Jika keadaan pada saat itu
dan keadaan yang diinginkan sama, maka tidak ada masalah dan manajer
tidak mengambil tindakan apa-apa. Jika kedua keadaan tersebut berbeda,
maka ada beberapa masalah yang menjadi penyebabnya dan harus dipecahkan.
Merupakan tanggung jawab manajer untuk mengidentifikasi pemecahan
pengganti dan untuk mengevaluasi masing-masing. Hal ini merupakan salah
langkah proses pemecahan masalah. Disini komputer dapat sedikit
membantu, tentunya manajer dapat memperoleh bantuan yang banyak dari
porsi selain komputer dari sistem informasi, seperti input dari orang
lain dalam organisasi maupun diluar organisasi.
Bila pilihan telah ditentukan, sistem informasi dapat digunakan untuk
mengevaluasi masing-masing pilhan tersebut. Evaluasi ini harus
mempertimbangkan kemungkinan adanya hambatan, yang dapat bersifat
internal ataupun lingkungan. Hambatan internal dapat berupa terbatasnya
sumber. Hambatan lingkungan dapat berupa tekanan dari berbagai elemen
lingkungan yang berlaku aneh, atau tidak berlaku sama sekali. Hambatan
yang dilakukan oleh pesaing, pemasok dan pemegang saham dapat membatasi
adanya pilihan tertentu.
Bila semua elemen ini ada dan manajer memahaminya, maka dimungkinkan
terjadinya pemecahan terhadap masalah. Semua masalah ada pemecahannya.
Beberapa masalah mungkin sulit dilakukan, beberapa mungkin tidak mudah
untuk dicapai, dan beberapa diantaranya mungkin tidak optimal, namun
pemecahan ini harus ada.
2.2. TAHAPAN PEMECAHAN MASALAH DENGAN MENGGUNAKAN PENDEKATAN SISTEM.
Titik awal yang baik adalah usaha persiapan yang harus dilakukan
dengan baik oleh manajer sebelum memulai pemecahan masalah. Manajer
harus melihat unit organisasinya sebagai sebuah sistem yang berada dalam
supersistem lingkungan yang lebih besar dan sebagai sebuah sistem yang
terdiri atas banyak subsistem. Manajer dapat menentukan masalah dengan
cara memprosesnya dari sistem ke subsistem dan dengan menganalisis
bagian sistem dalam urutan tertentu.
CBIS dapat digunakan sebagai sistem dukungan (
support systems)
saat menerapkan pendekatan sistem. Ada beberapa usaha yang harus
dilakukan untuk pemecahan masalah dengan menggunakan pendekatan sistem,
antara lain :
USAHA PERSIAPAN
3 langkah persiapan tidak harus dilaksanakan secara berurutan, karena
ketiganya bersama-sama menghasilkan kerangka pikir yang diinginkan
untuk mengenai masalah.
· Memandang perusahaan sebagai suatu sistem
Adalah mudah bagi anda untuk melihat AM sebagai sebuah sistem. Pabrik
Assembling Houston menjalankan proses transformasi. Bahan mentah input,
suku cadang, sub-assembling di pasok oleh ratusan perusahaan. Jaringan
dealer AM mendistribusikan output kepada pemerintah, usaha bisnis, dan
pembeli perorangan di seluruh dunia. Ratusan manajer pada berbagai
tingkatan menjalankan fungsi kontrol, dengan menggunakan informasi dari
komputer segala ukuran maupun jenis pemroses lainnya.
· Mengenal sistem lingkungan
Dengan pandangan bahwa AM sebagai sebuah sistem, anda dapat melakukan
penglihatan terhadap lingkungan. Anda mempelajari pasaran mobil di
seluruh dunia, yaitu dengan membaca artikel yang ada dalam publikasi
bisnis. Anda mempelajari peraturan pemerintah yang mempengaruhi operasi
AM dan mempelajari lebih lanjut kasus yang penting yang pernah
melibatkan AM. Anda menghubungi teman anda yang ahli dalam bidang hukum
perburuhan dan memintanya untuk memberi informasi mengenai hubungan AM
dengan Serikat Pekerja. Anda juga mendapatkan statistik dari pemerintah
federal mengenai masalah ekspor impor, dan mengadakan tinjauan kembali
terhadap laporan thunan AM yang paling baru untuk mengetahui kondisi
keuangannya. Sebagai langkah akhir, anda mengunjungi beberapa showroom
mobil di wilayah Houston yang tidak hanya menjual produk mobil dari AM
tapi juga dari perusahaan lain. Anda merasa telah mempunyai pengamatan
yang cukup terhadap lingkungan tempat AM beroperasi.
· Mengidentifikasikan subsistem-subsistem perusahaan
Sebagai langkah akhir sebelum mencari penyebab turunnya bagian pasar,
anda meminta direktur untuk menyediakan kopi diagram organisasi dan
manual kebijaksanaan di perusahaan tersebut. Dari informasi ini, anda
dapat mengidentifikasi subsistem yang ada dalam AM dan memahami
hubungannya.
USAHA DEFINISI
Usaha definisi mencakup pertama-tama menyadari bahwa suatu masalah
ada atau akan ada (identifikasi masalah) dan kemudian cukup
mempelajarinya untuk mencari solusi (pemahaman masalah).
· Melakukan proses dari tingkat sistem ke subsistem
· Menganalisis bagian sistem dalam suatu urutan tertentu
Sewaktu anda melakukan proses dari tingkat sistem ke subsistem, anda
akan menganalisis bagian sistem pada tiap tingkat dalam urutan tertentu.
Anda telah siap untuk menentukan masalah. Anda awali dengan
menginterview manajer tingkat puncak dengan pertanyaan mengenai tujuan
perusahaan dan standart penampilan. Selanjutnya anda mendapatkan catatan
dari komputer yang menunjukkan sejauh mana standart yang dicapai. Anda
menginterview beberapa manajer puncak dan memperoleh informasi mengenai
tim manajemen mereka. Anda diijinkan untuk memeriksa catatan personel
yang menyebutkan background pendidikan, keterampilan dan sebagainya.
Kemudian dapat disimpulkan bahwa sumber manajemen ada, yaitu disitu
didapat sumber yang memiliki pengetahuan teknis dan keterampilan
manajerial yang dibutuhkan.
Anda sekarang beralih ke pemroses informasi, Sumber hardware dan
softwarenya bagus, dan spesialis informasinya menggunakan teknik leading
edge. Namun demikian, manajer tidak menerima semua informasi yang
dibutuhkannya. Khususnya, tidak terdapat informasi yang cukup mengenai
pemerintah dan organisasi bisnis yang membeli mobil dan mempunyai
persaingan tajam tersebut. Tanpa informasi jni, AM tak dapat masuk ke
segmen pasar khusus tersebut. Anda telah mengidentifikasi masalah, yaitu
tidak memadainya atau tidak cukupnya pemroses informasi dalam
subsistem, ada kebutuhan informasi manajemen yang tak dapat dicapai.
USAHA PEMECAHAN
· Menemukan pemecahan pengganti
Tugas pada tahap inti ini adalah untuk menciptakan sistem yang akan
memberikan informasi yang dibutuhkan manajemen dan menjaganya tetap
beredar. Dua pilihan atau pengganti yang pokok ditentukan. Bagian riset
marketing dapat mengumpulkan informasi dan memasukkannya ke dalam
komputer, atau kita dapat juga menyewa perusahaan riset marketing untuk
menjalankan tugas ini.
· Mengevaluasi pemecahan pengganti
Keuntungan dan kerugian dari dua pengganti tersebut harus juga dipertimbangkan.
· Menentukan pemecahan yang terbaik
Diputuskan untuk melakukan pekerjaan rumah. Faktor utama yang
menentukan adalah kontrol yang lebih ketat yang dapat dilakukan untuk
memastikan bahwa informasi tetap terjaga peredarannya.
· Menerapkan pemecahan
Sistem diterapkan agar ia secara otomatis memberitahu riset marketing
kapan untuk mengumpulkan data dan kapan untuk memberikan output kepada
system dalam bentuk laporan berkala, selanjutnya manajemen dapat
memperoleh laporan khusus dari database bila diminta.
· Melakukan tindak lanjut untuk memastikan bahwa pemecahan tersebut efektif
Sebagai kontrol untuk memastikan bahwa sistem menjalankan fungsinya,
maka komite eksekutif harus menetapkan jadwal tinjauan per-kuartal yang
juga memasukkan saran dari pemakai.
2.3. FAKTOR MANUSIA YANG MEMPENGARUHI PEMECAHAN MASALAH
Sering kita menjumpai gambaran seorang manajer yang secara agresif
menemukan masalah untuk dipecahkan. Hal ini nampaknya merupakan cara
bagi segala sesuatu harus bekerja. Namun demikian, dalam praktek yang
sebenarnya, semua manajer tidak terlalu agresif. Hal ini mungkin
disebabkan karena tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang
unik, atau para manajer tersebut mungkin tidak punya banyak waktu. Tiap
manajer mempunyai cara pemecahan masalah yang berbeda. Tiga dimensi dari
cara (style) itu dapat untuk mengklasifikasikan manajer menurut
perbedaan perorangannya. Dimensi ini mempunyai kaitan dengan penangkapan
masalah, pengumpulan informasi, dan penggunaan informasi.
Merasakan masalah (problem solving styles)
Manajer dapat dibagi dalam 3 kategori dasar dalam hal cara
merasakan masalah
mereka, yaitu bagaimana mereka menghadapi masalah.
- Penghindar masalah (problem avoider),
manajer mengambil sikap positif dan menganggap semua baik-baik saja. Ia
berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan cara mengabaikan
informasi atau menghindari perencanaan yang teliti.
- Pemecah masalah (problem solver), manajer ini tidak mencari masalah juga tidak menghalanginya. Jika timbul suatu masalah, masalah tersebut akan ia selesaikan.
- Pencari masalah (problem seeker), manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya.
Mengumpulkan informasi (information-gathering styles)
Ada perbedaan dalam cara para Manajer mengembangkan dan mengevaluasi
pemecahan masalah bila masalah tersebut telah tertangkap (dirasakan).
Manajer dapat melakukan satu dari dua cara pengumpulan informasi, yaitu
mengenai sikapnya terhadap volume keseluruhan informasi yang tersedia :
- Cara Memerintah, manajer jenis ini melakukan
manajemen dengan pengecualian dan menampilkan segala sesuatu yang tidak
sesuai dengan kriteria tertentu, seperti relevansi dengan wilayah
tanggung jawabnya.
- Cara menerima, manajer jenis ini ingin melihat
semuanya dan kemudian menentukan apakah ia akan berguna bagi dirinya
sendiri, atau berguna bagi orang lain dalam organisasi.
Menggunakan informasi (information-using styles)
Manajer juga cenderung lebih menyukai salah satu dari dua
gaya menggunakan informasi, yaitu cara-cara menggunakan informasi untuk memecahkan suatu masalah.
- Cara sistematik (systematic style),
manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode pemecahan
masalah yang telah ditetapkan, misalnya pendekatan sistem.
- Cara intuitif (intuitive style), manajer tidak menggunakan suatu metode tertentu, namun ia menyesuaikan pendekatan dengan situasi yang ada.