PERENCANAAN, TUJUAN DAN PEMBUATAN KEPUTUSAN
(Planning, Goal And Decision Making )
A. Pengantar
Perencanaan diperlukan dan terjadi dalam berbagai bentuk organisasi,
sebab perencanaan ini merupakan proses dasar manajemen di dalam
mengambil suatu keputusan dan tinsdakan. Perencanaan diperlukan dalam
setiap jenis kegiatan baik itu kegiatan organisasi, perusahaan maupun
kegiatan dimasyarakat, dan perencanaan ada dalam setiap fungsi-fungsi
manajemen, karena fungsi-fungsi tersebut hanya dapat melaksanakan
keputusan-keputusan yang telah ditetapkan dalam perencanaan.
B. Batasan Perencanaan
Menurut Newman perencanaan (planning) is deciding in advance what is to
be done. Sedangkan menurut A.Allen planning is the determination of a
course of action to achieve a desired result. Pada dasarnya yang
dimaksud dengan perencanaan yaitu memberi jawaban atas
pertanyaan-pertanyaan apa ( what ) siapa ( Who ) kapan (When) dimana (
When ) mengapa ( why ) dan bagaimana ( How ) jadi perencanaan yaitu
fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan pemilihan dari sekumpulan
kegiatan-kegiatan dan pemutusan tujuan-tujuan,
kebijaksanaan-kebijaksanaan serta program-program yang dilakukan.
C. Unsur-unsur Perencanaan
Perencanaan yang baik harus dapat menjawab enam pertanyaan yang disebut sebagai unsur-unsur perencanaan yaitu :
1. Tindakan apa yang harus dikerjakan
2. Apa sebabnya tindakan tersebut harus dilakukan
3. Dimana tindakan tersebut dilakukan
4. Kapan tindakan tersebut dilakukan
5. Siapa yang akan melakukan tindakan tersebut
6. Bagaimana cara melaksanakan tindakan tersebut.
D. Sifat Rencana Yang Baik
Rencana yang baik harus memuat sifat-sifat sebagai berikut :
1. Pemakaian kata-kata yang sederhana dan jelas dalam arti mudah
dipahami oleh yang menerima sehingga penafsiran yang berbeda-beda dapat
ditiadakan.
2. Fleksibel, suatu rencana harus dapat menyesuaikan dengan keadaan yang
sebenarnya bila ada perubahan keadaan maka tidak semua rencana dirubah
dan dimungkinkan diadakan penyesuaian-penyesuaian saja. Sifatnya tidak
kaku harus begini dan begitu walaupun keadaan lain dari yang
direncanakan.
3. Stabilitas, tidak perlu setiap kali rencana mengalami perubahan jadi
harus dijaga stabilitasnya setiap rencana harus ada dalam perimbangan.
4. Ada dalam perimbangan berarti bahwa pemberian waktu dan factor-faktor
produksi kepada siapa tujuan organisasi seimbang dengan kebutuhan.
5. Meliputi seluruh tindakan yang dibutuhkan, jadi meliputi fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi.
E. Proses Pembuatan Rencana
1. Menetapkan tugas dan tujuan
Antara tugas dan tujuan tidak dapat dipisahkan, suatu rencana tidak
dapat difrmulir tanpa ditetapkan terlebih dahulu apa yang menjadi tugas
dan tujuannya. Tugas diartikan sebagai apa yang harus dilakukan, sedang
tujuan yaitu suatu atau nilai yang akan diperoleh.
2. Observasi dan analisa
Menentukan factor-faktor apa yang dapat mempermudah dalam pencapaian
tujuan (Observasi) bila sudah diketahui dan terkumpul, maka dilakukan
analisa terhadapnya untuk ditentukan mana yang digunakan.
3. Mengadakan kemungkinan-kemungkinan
Faktor yang tersedia memberikan perencanaan membuat beberapa kemungkinan
dalam pencapaian tujuan. Dimana kemungkinan yang telah diperoleh dapat
diurut atas dasar tertentu, misalnya lamanya penyelesian, besarbya biaya
yang dibutuhkan efisiensi dan efektivitas dan lain sebagainya.
4. Membuat sintesa
Sintesa yaitu alternatif yang akan dipilih dari kemungkinan-kemungkinan
yang ada dengan cara mengawinkan sitesa dari kemungkinan-kemungkinan
tersebut. Kemungkinan-kemungkinan yang ada mempunyai
kelemahan-kelemahan.
F. Siapa Pembuat Rencana ?
1. Panitia Perencanaan
Panitia ini terdiri dari beberapa unsure yang mewakili beberapa pihak,
yang masing-masing membawakan misinya untuk menghasilkan suatu rencana,
dengan harapan rencana yang dibuat akan lebih baik.
2. Bagian Perencanaan
Seringkali tugas perencanaan, merupakan tugas rutin dalam suatu
organisasi atau perusahaan. Ini merupakan satu unit dalam suatu
organisasi yang bertugas khusus membuat rencana. Jadi disini tidak ada
unsur perwakilan yang mewakili suatu bagian dalam organisasi.
3. Tenaga Staf
Pada sebuah organisasi atau perusahaan ada dua kelompok fungsional yaitu :
- Pelaksana, tidak disamakan dengan pimpinan yaitu kelompok yang langsung menangani pekerjaan
- Staf (pemikir) yaitu kelompok yang tidak secara langsung menghasilkan
barang atau produk perusahaan, tugasnya menganalisa fakta-fakta untuk
kemudian merencanakan sesuatu guna.
G. Bentuk-bentuk Perencanaan
1. Recana Global (Global Plan)
Analisa penyusunan recana global terdiri atas:
- Strenght yaitu kekuatan yang dimiliki oleh organisasi yang bersangkutan
- Weaknesses, memperhatikan kelemahan yang dimiliki organisasi yang bersangkutan.
- Opportunity yaitu kesempatan terbuka yang dimiliki oleh organisasi
- Treath yaitu tekanan dan hambatan yang dihadapi organisasi
2. Rencana Stategik (Strategic Plan)
Bagian dari rencana global yang lebih terperinci. Dimana dengan menyusun
kerangka kerja yang akan dilakukan untuk mencapai rencana global,
dimensi waktunya adalang jangka panjang. Dalam pencapaiannya dilakukan
dengan system prioritas. Mana yang akan dicapai terlebih dahulu.
Merupakan proses prencanaan jangka panjang yang tersusun dan digunakan
untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama. Tiga alas an
penggunaan perencanaan strategic ini yaitu :
1. Memberikan kerangka dasar bagi perencanaan lainnya yang akan dilakukan
2. Mempermudah pemahaman bentuk-bentuk perencanaan lainnya.
3. Titik permulaan pemahaman dan penilaian kegiatan manajer dan organisasi.
3. Rencana Operasional ( Operational Plan )
Rencana ini meliputi perencanaan terhadap kegiatan-kegiatan operasional dan bersifat jangka pendek.
- Rencana sekali pakai ( single use plan ) yaitu kegiatan yang tidak
digunakan lagi setelah tercapainya tujuan dan ini sifatnya lebih
terperinci hanya sekali pakai, misalnya rencana pembelian dan pemasangan
mesin komputer dalam suatu perusahaan.
- Rencana Tetap ( Standing Plan ) yaitu berupa pendekatan-pendekatan
standar untuk penanganan-penanganan situasi yang dapat diperkirakan
terlebih dahulu dan akan terjadi berulang-ulang.
H. Tujuan Organisasi ( Organization Goal )
Dua unsur dari pada tujuan yaitu :
1. Hasil akhir yang ingin dicapai
2. Kegiatan yang dilakukan saat ini untuk mencapai tujuan tersebut
Dalam buku Manullang Davis membagi tujuan menjadi tiga jenis yaitu :
1. Tujuan primer berupa nilai ekonomis yang diberikan baik langsung
ataupun tidak langsung kepada masyarakat dalam pembuatan barang dan
jasa.
2. Tujuan kolateralnilai umum dalam pengertian luas demi kebaikan masyarakat
3. Tujuan Skunder, berkenaan dengan nilai ekonomis dan efektifitas dalam pencapaian tujuan diatas.
I. Bentuk-bentuk Tujuan
Parrow membagi tujuan menjadi lima bentuk :
1. Sociental Goals, dibagi menjadi bagian-bagian karena organisasi sifatnya luas untuk memenuhi kebutuhan dari masyarakat.
2. Output Goals, menghasilkan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh konsumen dalam bentuk konsumsi.
3. System Goals, pelaksanaan semua fungsi organisasi dilakukan dengan system yang biasa digunakan dalam organisasi tersebut.
4. Product Goals, berdasarkan pada produk yang dihasilkan oleh organisasi atau perusahaan.
5. Derived Goals, dihubungkan dan didasarkan pada tujuan-tujuan lainnya yang ada dalam organisasi,
J. Fungsi Tujuan
1. Sebagai dasar dan patokan bagi kegiatan-kegiatan yang ada dalam
organisasi baik pengarahan, penyaluran usaha-usaha maupun kegiatan dari
para anggota organisasi tersebut tanpa kecuali.
2. Sumber legitimasi dengan meningkatkan kemampuan kegiatan-kegiatan
yang dilakukan guna mendapatkan sumber daya yang diperlukan dalam proses
produksi dan mendapatkan dukungan dari lingkungan yang berada di
sekitarnya.
3. Sebagai standar pelaksanaan dengan melaksanakan diri pada tujuan yang
akan dicapai yang dibuat secara jelas dan dapat dipahami oleh anggota
lainnya.
4. Sumber motivasi untuk mendorong anggota lainnya dalam melaksanakan
tugasnya, misal dengan memberikan insentif bagi anggota yang
melaksanakan tugasnya dengan baik, menghasilkan produk di atas standar
dan lain sebagainya yang akhirnya dapat mendorong anggota lainnya.
5. Sebagai unsur rasional perusahaan, karena tujuan ini merupakan dasar perancangan dari organisasi.
Peter Drucker menetapkan delapan unsur yang harus ada dalam suatu organisasi di dalam menetapkan tujuan, yaitu :
1. Posisi pasar, berapa market share yang dapat dikuasai oleh
perusahaan, hal ini dengan melihat berapa besar langganan dan produk
yang dapat dikuasai, segmen pasar dan saluran distribusi yang digunakan.
2. Produktivitas, yaitu dengan menghitung antar input yang digunakan
dengan output yang dicapai, yang merupakan efisiensi perusahaan.
3. Sumberdaya pisik dan keuangan, dengan memperhatikan teknologi yang
digunakan dan sumberdaya yang diperlukan dihubungkan dengan besarnya
posisi keuangan yang dimiliki.
4. Profitabilitas, pencapaian tujuan yang dihitung dengan berapa rupiah
yang diterima dengan melakukan riset and develop-ment, tersedianya
kapital untuk renovasi teknologi dan kompensasi yang diterima.
5. Inovasi, yaitu pembaharuan-pembaharuan yang dilaksanakan dengan
mengeluarkan produk baru, teknologi yang lebih canggih misalnya, yang
didasarkan pada kebutuhan yang terus bertambah.
6. Prestasi dan pengembangan manajer, dengan memperhatikan pada kualitas manajemen untuk pengembangan para manajer.
7. Prestasi dan sikap karyawan, dengan menetapkan tujuan-tujuan yang
menyangkut faktor-faktor karyawan dalam pencapaian efektifitas kerja.
8. Tanggung jawab solusi dan publik, guna menangani gejolak yang terjadi
di perusahaan yang dilakukan oleh para karyawan berupa pemogokan
ataupun unjuk rasa, hukum, pemerintah dan kelompok masyarakat lainnya.
K. Management Bay Objective ( MBO )
Pertama kali diperkenalkan oleh Peter Drucker dalam bukunya The Practice
of Management pada tahun 1954. Management by objective dapat juga
disebut sebagai manajemen berdasarkan sasaran, manajemen berdasarkan
hasil (Management by Result), Goals management, Work planning and review
dan lain sebagainya yang pada intinya sama.
Management by objective menekankan pada pentingnya peranan tujuan dalam
perencanaan yang efektif, dengan menetapkan prosedur pencapaian baik
yang formal maupun informal, pertama dengan menetapkan tujuan yang akan
dicapai dilanjutkan dengan kegiatan yang akan dilaksanakan sampai
selesai baru diadakan peninjauan kembali atas pekerjaan yang telah
dilakukan. Kegiatan MBO singkatan dari management by objective yaitu
proses partisipasi yang melibatkan bawahan dan para manajer dalam setiap
tingkatan organisasi yang dirumuskan dengan bentuk misi atau sasaran,
yang dapat diukur dimana penggunaan ukuran ini sebagai pedoman bagi
pengoperasian satuan kerja.
L. Sistem Management By Objective Yang Efektif
1. Adanya komitmen para manajer tujuan pribadi dan organisasi, sehingga
dia harus berjumpa dengan bawahannya untuk memberikan penetapan tujuan
dan menilainya.
2. Penetapan tujuan manajemen puncak yang dinyatakan dalam nilai
tertentu yang dapat diukur, sehingga antara manajer dan bawahan
mempunyai gagasan yang jelas tentang apa yang diharapkan oleh manajemen
puncak, sehingga dapat diketahui antara individu dengan tujuan
organisasi secara keseluruhan.
3. Tujuan perseorangan, dimana antara manajer dan bawahan harus
merumuskan tujuan bersama dan tanggung jawab terhadap bagiannya secara
jelas guna memahami tentang apa yang akan dicapai.
4. Perlunya partisipasi semua pihak, dimana semakin besar partisipasi
dari semua anggota, maka semakin besar tujuan yang akan tercapai.
5. Otonomi dan implementasi rencana, disini bawahan dan manajer bebas
untuk mengembangkan dan mengimplementasikan program-program pencapaian
tujuannya.
6. Peninjauan kembali prestasi yang dilakukan secara periodik terhadap kemajuan tujuan.
M. Kebaikan dan Kelemahan MBO
Kebaikan : Kelemahan :
1. Mengetahui apa yang diharap-harapkan dari organisasi.
2. Membantu manajer membuat tujuan dan sasaran.
3. Memperbaiki komunikasi vertikal antara manajer dengan bawahan
4. Membuat proses evaluasi. 1. Kelemahan yang melekat pada proses MBO, dalam konsumsi waktu dan biaya yang besar.
2. Dalam hal pengembangan dan implementasi program-program MBO.
N. Unsur-unsur Efektivitas MBO
1. Agar MBO sukses maka manajer harus memahami dan mempunyai trampilan secara mengetahui kemanfaatan dan kegunaan dari MBO.
2. Tujuan merupakan hal yang realistis dan mudah dipahami oleh siapapun
juga, sehingga tujuan ini sering digunakan untuk mengevaluasi prestasi
kerja dari manajer, apakah dia berhasil dalam tugasnya atau gagal.
3. Top manajer harus menjaga sistem MBO ini tetap hidup dan berfungsi sebagaimana mestinya.
4. Tanpa partisipasi semua pihak tidaklah mungkin program MBO ini
berjalan, maka semua pihak harus mengetahui posisinya dalam hubungannya
dengan tujuan yang akan dicapai, umpan balik terhadapnya sangat berguna.
O. Bentuk-bentuk Pembuatan Keputusan ( Decision Making )
Pembuatan keputusan yaitu proses serangkaian kegiatan yang akan
dilakukan dalam penyelesaian suatu masalah. Pembuatan keputusan ini
dilakukan oleh setiap jabatan dalam organisasi. Manajer akan membantu
keputusan yang berbeda dalam situasi dan kondisi yang berbeda pula.
Bentuk keputusan ini bisa berupa keputusan yang diprogram (Programmed
decisions) atau tidak, bisa juga dibedakan antara keputusan yang dibuat
di bawah kondisi kepastian, resiko dan ketidak pastian.
Keputusan terprogram yaitu keputusan yang dibuat menurut kebiasaan,
aturan atau prosedur yang terjadi secara rutin dan berulang-ulang.
Contoh : penetapan gaji pegawai, prosedur penerimaan pegawai baru,
prosedur kenaikan jenjang kepegawaian dan sebagainya.
Keputusan tidak terprogram (non-programmed decisions), yaitu keputusan
yang dibuat karena terjadinya masalah-masalah khusus atau tidak
biasanya. Contoh : pengalokasian sumber daya-sumber daya organisasi,
penjualan yang merosot tajam, pemakaian teknologi yang termodern, dan
lain sebagainya.
Keputusan dengan kepastian, resiko dan ketidak-pastian, ini tergantung
dari beberapa aspek yang tidak dapat diperkirakan dan dipastikan
sebelumnya, seperti reaksi pesaing, perubahan perekonomian, perubahan
teknologi, perilaku konsumen dan lain sebagainya. Oleh karena itu ini
terbagi dalam tiga jenis situasi, yaitu :
Kepastian (certainty), yaitu dengan diketahuinya keaaan yang akan
terjadi diwaktu mendatang, karena tersedianya informasi yang akurat dan
responsibility.
Resiko (risk), yaitu dengan diketahuinya kesempatan atau probabilitas
setiap kemungkinan yang akan terjadi serta hasilnya, tetapi informasi
yang lengkap tidak dimiliki oleh organisasi atau perusahaan.
Ketidak pastian (uncertainty), dimana manajer tidak mengetahui
probabilitas yang dimiliki serta tidak diketahuinya situasi yang akan
terjadi diwaktu mendatang, karena tidak mempunyai informasi yang
dibutuhkan. Umumnya ini menyangkut keputusan yang kritis dan paling
menarik.
P. Proses Pembuatan Keputusan
1. Pemahaman dan Perumusan Masalah
Manajer harus dapat menemukan masalah apa yang sebenarnya, dan
menentukan bagian-bagian mana yang harus dipecahkan dan bagian mana yang
seharusnya dipecahkan.
2. Pengumpuland an Analisa Data yang Relevan
Setelah masalahnya ditemukan, lalu ditentukan dan dibuatkan rumusannya untuk membuat keputusan yang tepat.
3. Pengembangan Alternatif
Pengembangan alternatif memungkinkan menolak kecenderungan membuat keputusan yang cepat agar tercapai keputusan yang efektif.
4. Pengevaluasian terhadap alternatif yang digunakan
Menilai efektivitas dari alternatif yang dipakai, yang diukur dengan
menghubungkan tujuan dan sumber daya organisasi dengan alternatif yang
realistic serta menilai seberapa baik alternatif yang diambil dapat
membantu pemecahan masalah.
5. Pemilihan Alternatif Terbaik
Didasarkan pada informasi yang diberikan kepada manajer dan ketidak sempurnaan kebijaksanaan yang diambil oleh manajer.
6. Implementasi Keputusan
Manajer harus menetapkan anggaran, mengadakan dan mengalokasikan sumber
daya yang diperlukan, serta memperhatikan resiko dan ketidak puasan
terhadap keputusan yang diambil. Sehingga perlu dibuat prosedur laporan
kemajuan periodic dan mempersiapkan tindakan korektif bila timbul
masalah baru dalam keputusan yang dibuat serta mempersiapkan peringatan
dini atas segala kemungkinan yang terjadi.
7. Evaluasi atas Hasil Keputusan
Implementasi yang telah diambil harus selalu dimonitor terus-menerus,
apakah berjalan lancar dan memberikan hasil yang diharapkan.
Q. Keterlibatan Bawahan Dalam Pembuatan Keputusan
Keterlibatan bawahan dalam pembuatan keputusan dapat bersifat resmi
missal dengan pembuatan kelompok, bisa juga bersifat tidak resmi missal
dengan meminta gagasan dan saran-saran. Pembuatan keputusan yang
didasarkan pada sifat formal lebih efektif karena banyak masukan-masukan
pengetahuan yang lainnya. karakteristik situasi keputusan dan gaya
pembuatan keputusan manajemen akan mempengaruhi dan menentukan apakah
pembuatan keputusan dilakukan secara kelompok atau tidak.
R. Metode Kuantitatif Dalam Pembuatan Keputusan
Operasi organisasi semakin komplek dan mahal, sehingga semakin sulit dan
penting manajer dalam membuat rencana dan keputusan. Untuk itu
diperlukan bantuan berbagai teknik dan peralatan kuantitatif. Teknik dan
peralatan kuantitatif pembuatan keputusan dikenal dengan nama teknik
management science dan operations research. Riset operasi menggambarkan,
memahami, dan memperkirakan perilaku berbagai sistem yang komplek dalam
kehidupan manusia. Tujuannya menyediakan informasi yang akurat.
Daftar pustaka
www.anakciremai.com › ILMU MANAJEMEN
Tidak ada komentar:
Posting Komentar